På denne siden
Bankens beløp forklarer ikke hele oppgjøret
En kunde kan betale flere fakturaer samlet, holde tilbake et omtvistet beløp eller trekke fra en kreditnota. Knytt betalingen til dokumentene før den lukkes. Ikke bruk et tilfeldig likt beløp som eneste kobling.
Kunden betaler 180 000 kroner. Åpne fakturaer er 100 000 og 90 000, og en godkjent kreditnota er 10 000. Da kan totalen være korrekt, men bare hvis alle tre dokumentene tilhører samme oppgjør. Et uavklart reklamasjonskrav er ikke automatisk en kreditnota.
Lag en arbeidsliste over differansene
| Differanse | Neste kontroll |
|---|---|
| Mindre innbetaling | Delbetaling, gebyr, tilbakehold eller feil? |
| Ingen fakturareferanse | Be om kundens betalingsspesifikasjon |
| Betaling før fakturagrunnlag | Avklar forskudd og dokumentasjon |
| Dobbel innbetaling | Kontroller historikken før refusjon |
Økonomi bør ha en fast ansvarlig og en dato for oppfølging av hver uavklart post. Å bokføre alt som «annen inntekt» for å få banken til å stemme fjerner informasjonen som trengs for å løse saken.
Avstem både saldo og hendelser
Kontroller bankkontoens saldo mot kontoutskriften og de enkelte inn- og utbetalingene mot underlaget. Et riktig sluttbeløp kan skjule to feil som utligner hverandre. Ved manuelle betalinger må også godkjenning og mottakergrunnlag bevares.
Se forskudd og kanaloppgjør når betalingen ikke kommer direkte fra kunden.