Systemer som støtter produksjonen og regnskapet

Når lager, produksjon og regnskap viser ulike tall, er et nytt system bare ett av flere mulige tiltak. Feilen kan ligge i doble artikkelregistre, uklare mengdeenheter eller en hendelse som ikke blir overført. Start med hvor arbeidet stopper, og velg deretter mellom å rydde, koble eller bytte.

Rydde dagens løsning eller kjøpe nytt?

Følg én normal ordre og ett vanlig avvik. Finn hvor folk må kopiere opplysninger, rette samme feil flere ganger eller vente på grunnlag. Dersom løsningen har funksjonen, men data og rutiner er uklare, kan opprydding være mer treffsikkert enn utskifting.

Start med varedata og registeransvar og avstemming mellom systemene. Hvis et nødvendig arbeidsløp faktisk mangler, går dere videre til krav og leverandørvalg.

Hvordan sammenligner vi systemtilbud?

Beskriv arbeidet som må fungere, ikke bare navnene på ønskede funksjoner. Bruk samme prøveordre hos leverandørene, med mottak, produksjon, levering og økonomisk avslutning. Be om at oppsett, utvikling og løpende arbeid prises synlig.

Kravlisten og leverandørprøven gir et felles vurderingsgrunnlag. Samlet systemkostnad viser hva som kommer i tillegg til lisensen.

Hva skal overføres mellom verktøyene?

Avklar hvilket system som eier produkt, ordre, lagerbevegelse og fakturagrunnlag. En overføring må ha en kjent utløser, entydig referanse og et sted hvor feil blir fulgt opp. Da kan samme hendelse gjenfinnes på begge sider.

Integrasjonsgrunnlaget gjør dataflyten konkret. Bruk importkontrollen når filer eller større uttrekk skal inn.

Hvordan kommer vi trygt over i den nye løsningen?

Rydd startdata før oppstartsdagen, og prøv flyttingen mens det fortsatt er tid til å rette. Test at restordre, beholdninger og tidligere dokumenter behandles riktig. Gi noen myndighet til å utsette oppstart dersom kritiske avvik står åpne.

Følg migreringsplanen, akseptansetesten og tilbakefallsplanen.

Hvem følger opp feil og daglig drift?

Et varsel trenger en mottaker som kan undersøke saken. En mislykket overføring må kunne prøves igjen uten doble leveranser eller fakturaer. Bevar referansen til hendelsen og kontroller hva mottakeren allerede har behandlet.

Feilretting og gjenoppretting tar for seg ulike feilforløp. Tilgangsstyring og personopplysninger gjør ansvaret tydelig i vanlig drift.

Kan andre ta over når folk eller leverandør skifter?

En rutine bør kunne gjennomføres av neste ansvarlige med riktige tilganger og lesbart grunnlag. Prøv dette før den gamle ansvarlige eller leverandøren slutter.

Rolleoverleveringen og leverandøravslutningen gir kontroll på det som må følge med. Vil dere sette bort datarydding, oppsett eller testing, viser tjenestene arbeidet Tivon kan gjøre.