På denne siden
Ett forskudd trenger én gjenfinnbar referanse
Knytt innbetalingen til kunde, ordre og avtalt betalingsplan. Opprett en oversikt over hva som er mottatt, hva som er avregnet og hva som står igjen. Knytt betalingsplan, fakturadokumenter og bankposter sammen, og la regnskapsføreren bekrefte oppsettet før det tas i bruk.
En avtale har totalpris 500 000 kroner i dette forenklede eksemplet. Kunden betaler 100 000 på forhånd og senere 150 000. Før sluttoppgjøret må dere vise hvilke dokumenter som ligger bak beløpene, og at samme innbetaling ikke trekkes fra to ganger.
| Intern avstemming | Beløp |
|---|---|
| Avtalt grunnpris | 500 000 |
| Godkjent tillegg | 20 000 |
| Dokumenterte tidligere betalinger | 250 000 |
| Gjenstående etter disse forutsetningene | 270 000 |
Knytt hver betaling i oversikten til riktig dokument og avregning før betalingsløpet automatiseres.
Refusjon er en egen kontroll
Ved kansellering eller prisreduksjon må avtale, tidligere dokumenter og faktisk bankbetaling sammenholdes. Et negativt beløp på ordren er ikke bevis på at pengene er tilbakebetalt.
Be om godkjenning av mottakerkonto gjennom en kjent kontaktkanal. Endrede kontodetaljer i en enkelt e-post bør undersøkes før utbetaling. Dokumenter hvem som godkjente tilbakebetalingen og hvilken sak den gjelder.
Se kreditnota og retur og likviditetsplanen for videre oppfølging.