På denne siden
Flytt bare data som har et formål
En produksjonsrapport trenger kanskje medarbeider-ID og timer, mens lønnssystemet trenger flere personopplysninger. Det er ikke nødvendig at hele lønnsregisteret kopieres til alle rapportverktøy.
Lag en oversikt over felter, formål, mottakere og oppbevaring. Bruk gjerne et anonymisert testgrunnlag ved oppsett. Produksjonsfeil i et testmiljø skal ikke eksponere virkelige medarbeideropplysninger.
Avklar hvem som behandler på vegne av hvem
Når en leverandør behandler personopplysninger på virksomhetens vegne, må rollen og avtalen vurderes. Datatilsynets veiledning om innhold i databehandleravtalen beskriver blant annet fortrolighet og sikkerhetstiltak. En vanlig programbestilling løser ikke nødvendigvis disse avklaringene.
| Kontroll | Konkret spørsmål |
|---|---|
| Datafelt | Trengs navnet, eller holder en intern ID? |
| Tilgang | Hvem kan lese og eksportere? |
| Leverandører | Hvem behandler og hvor? |
| Avslutning | Hva tilbakeleveres eller slettes? |
Ta med logger og arbeidsfiler
Importfiler, skjermbilder og feillogger kan inneholde samme persondata som hovedsystemet. Begrens tilgang og levetid også der. Ikke send hele kunderegisteret i en supportsak når ett anonymisert eksempel kan vise feilen.
Sletting må vurderes opp mot konkrete dokumentasjonsplikter; et generelt løfte om umiddelbar sletting av alt er ikke et godt styringsgrunnlag.
Se tilgangsstyring og leverandøravslutning før ny dataflyt åpnes.