På denne siden
Et godt lønnsgrunnlag viser hva medarbeideren skal ha betalt og hvor arbeidet skal følges i produksjonen. Dette er to beslektede oppgaver. En time kan være arbeidstid uten å være fakturerbar, og et skifttillegg trenger et eget avtalegrunnlag selv om jobben har fastpris.
Skill tilstedeværelse, jobb og lønnsart
En medarbeider registrerer åtte arbeidstimer: fem på ordre A, to på ordre B og én på intern klargjøring. Jobbfordelingen forklarer åtte timer. Eventuelle tillegg behandles etter det avtalte og gjeldende lønnsgrunnlaget, ikke ved at samme arbeidstime legges inn som en ekstra vanlig time på ordren.
| Opplysning | Bruk |
|---|---|
| Arbeidstid og fravær | Korrekt grunnlag for lønnsbehandlingen |
| Ordre eller avdeling | Intern fordeling og etterkalkyle |
| Lønnsart eller tillegg | Riktig beregning etter avtale og regelverk |
| Fakturerbar status | Hva kunden skal betale etter kundens avtale |
Maskinen kan gå i flere timer enn operatøren arbeider direkte på den. Maskintid er da en annen ressurs. Hvis begge føres som samme medarbeiders arbeidstid, blir både lønnsgrunnlag og kostnad feil.
Kontroller endringer før variabelt grunnlag lastes inn
Se særlig på nye ansatte, stillingsendringer, ny skiftordning, fravær og korrigeringer. En kopi av forrige kjøring fanger ikke dette. Lønnsansvarlig trenger gjeldende avtaler og en konkret bekreftelse på endringene.
For variable timer bør kontrollen vise medarbeider, dato, kategori, godkjenner og eventuell korreksjon. Velg få registreringskoder med tydelige definisjoner. Mange nesten like koder gir mer variasjon i tolkningen, ikke nødvendigvis bedre data.
Test et tillegg gjennom hele overføringen
Anta at et godkjent grunnlag har 30 ordinære timer og 8 timer som også gir et avtalt tillegg. Kontroller at resultatet fortsatt viser 38 arbeidstimer, med riktig separat tilleggsbehandling. Feilen kan være at importen gjør de 8 timene til ytterligere ordinære timer, slik at arbeidsgrunnlaget blir 46.
Bruk virksomhetens faktiske avtaler og lønnsoppsett i testen. Satser og regelverk må være kontrollert for den aktuelle medarbeideren; et generelt skiftprosenttall passer ikke alle.
Se etter avvik mellom to lønnskjøringer
| Avvik | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Uventet høy utbetaling | Endret sats, mange timer eller dobbel import? |
| Manglende tillegg | Er kategorien overført til riktig lønnsart? |
| Timer på avsluttet jobb | Feil ordrevalg eller arbeid som ikke var ferdig? |
| Endret fravær | Er korreksjonen godkjent og fulgt gjennom? |
| Uvanlig intern fordeling | Manglende jobbnummer eller feil fordelingsnøkkel? |
Avtal en frist for medarbeiderens registrering og lederens kontroll. Sett også en rutine for endringer etter godkjenning. Det bør være mulig å se hvem som endret hva og hvorfor.
Korreksjonen må treffe både lønn og jobbkostnad
Hvis fem timer flyttes fra ordre A til B, trenger produksjonsrapporten en retting selv om utbetalingen til medarbeideren ikke endres. Hvis en feil time reduserer utbetalingen, kan også kostnadsfordelingen bli påvirket. Følg begge spor og avstem at rettingen bare har fått effekt én gang.
Ved lønnsgrensesnitt er kontroll på antall poster og timer per medarbeider nyttig før og etter import. Ikke overfør filen på nytt bare fordi bekreftelsen mangler; finn ut hva som allerede er behandlet.
Gi riktig innsyn
En produksjonsleder trenger relevante timer og godkjenningsoppgaver. Det innebærer ikke automatisk behov for hele lønnshistorikken. Bruk navngitte brukere og tilgang etter arbeidsoppgave.
Se timeregistrering og utlegg og reise. Vil dere sette bort lønnskjøringen og få kontroll på produksjonsgrunnlaget? Kontakt Tivon.