På denne siden
En kvittering trenger mer enn et beløp
Registrer dato, formål, dokumentasjon og jobbtilknytning. Et korttrekk viser at noe er betalt, men ikke nødvendigvis hva kjøpet gjaldt. Ved delte kostnader bør fordelingsgrunnlaget fremgå uten at samme kvittering refunderes flere ganger.
En tekniker kjøper deler og betaler hotell på samme reise. Delene kan høre til arbeidsordren, mens overnattingen følger reisens formål og avtale. Kundens fakturerbare beløp trenger dessuten et eget kommersielt grunnlag.
| Kontroll | Hva den hindrer |
|---|---|
| Betalingsmåte | Refusjon av et kjøp som allerede er betalt av firmaet |
| Formål og jobb | Kostnad på feil oppdrag |
| Originaldokumentasjon | Beløp uten forklaring |
| Avtalt kundebehandling | Automatisk viderefakturering uten grunnlag |
Skill interne og eksterne regler
Virksomhetens reisepolicy kan være mer avgrenset enn kundens avtale. Skatte- og lønnsbehandling må vurderes av lønns- eller regnskapsansvarlig etter gjeldende regler. Ikke bruk en kundesats som automatisk refusjonssats til medarbeideren.
Gi medarbeideren en enkel måte å korrigere jobb eller formål før godkjenning. Etter godkjenning bør endringen være sporbar og følges til både utbetaling og jobbkostnad.
Se etter gjentatte manuelle feil
Doble vedlegg, manglende formål og utlegg på avsluttede ordre er nyttige avvik å følge månedlig. En kort, konsekvent kontroll kan spare mer arbeid enn mange nye felt i skjemaet.
Les fakturagrunnlaget og månedens avslutning for videre kontroll.