På denne siden
Sammenlign tre grunnlag
Innkjøpsordren viser avtalen, varemottaket viser den faktiske leveransen og fakturaen viser betalingskravet. Gjør forskjellene synlige i stedet for å la siste registrering overskrive de to andre.
Eksempel: 100 enheter er bestilt til 200 kroner. Leverandøren leverer 80 og fakturerer 100 til 210 kroner. Her finnes både mengde- og prisavvik. En samlet differanse på fakturabeløpet sier ikke hvem som skal gjøre hva.
| Kontroll | Hvem avklarer typisk? |
|---|---|
| Fysisk mottatt antall | Lager eller mottaksansvarlig |
| Godkjent kvalitet og status | Faglig ansvarlig |
| Avtalt pris og tillegg | Innkjøper eller kontraktsansvarlig |
| Dokumentasjon og bokføring | Økonomi eller regnskapsfører |
Delmottak må etterlate en rest
Hvis 80 er mottatt og 20 gjenstår, skal ordren fortsatt vise de 20 til leverandøren bekrefter levering eller kansellering. En betalt faktura betyr ikke at varen er kommet.
Frakt og andre tillegg trenger et besluttet fordelingsgrunnlag når de inngår i intern materialkostnad. Ikke fordel en hastefrakt på hele lageret hvis den gjelder én konkret ordre uten å vurdere formålet.
Behold avviket til det er løst
Gi prisavvik, manglende varer og reklamasjoner en ansvarlig og en oppfølgingsdato. En midlertidig post bør ha et dokumentert grunnlag, ikke bare en kommentar om at noen «ser på det».
Se åpne innkjøp og månedsavslutning for den løpende kontrollen.