På denne siden
Månedsavslutningen skal gi én sammenhengende forklaring på hva som er kjøpt, brukt, produsert, levert og betalt. Regnskapsføreren trenger faktiske bekreftelser fra produksjonen. Produksjonen trenger til gjengjeld en kort liste over hva som må kontrolleres, når og av hvem.
Avtal en fast leveranse fra driften
Bruk samme skjæringstidspunkt på lager, åpne ordre og leveranser. Bevar uttrekket som ble godkjent, slik at neste rapport kan forklares selv om registreringene senere endres.
| Område | Hva driften leverer | Hva kontrollen skal avdekke |
|---|---|---|
| Lager | Mottak, uttak, returer og differanser | Bevegelser på feil dato, enhet eller lokasjon |
| Åpne ordre | Mengde, stadium og gjenstående arbeid | Gamle ordre, feil ferdigmelding og manglende ressurser |
| Leveranser | Levert, akseptert og fakturert status | Leveranser uten fakturagrunnlag eller doble linjer |
| Eksternt arbeid | Utført, bestilt og uavklart | Manglende fakturaer eller overlapp i prognosen |
| Lønn og utlegg | Godkjent og manglende grunnlag | Kostnader som ikke er fordelt eller fulgt opp |
| Bank og oppgjør | Åpne poster og uavklarte betalinger | Nettooppgjør uten forklaring og feil motregning |
Økonomi kontrollerer sammenhengen med regnskapet og vurderer periodisering og øvrig behandling. Produksjonsleder bekrefter hva som faktisk har skjedd. En signatur på hele rapporten erstatter ikke de to oppgavene.
Eksempel: varen kom før fakturaen
Før månedsslutt mottas 80 av 100 bestilte deler. 20 av de mottatte brukes i produksjon. Fakturaen kommer senere og gjelder alle 100.
Kontrollen må vise de 80 mottatte, de 20 brukte, de 60 som er igjen av mottaket og de 20 som fortsatt ikke er levert. Fakturabeløpet kan ikke alene definere lagerstatusen. Regnskapsføreren trenger mottaks- og avtalegrunnlaget for å behandle perioden riktig.
Dette er grunnen til at bestilling, mottak og faktura bør kontrolleres før månedsrapporten ferdigstilles.
Bruk en kort avviksliste med tydelig neste handling
En nyttig post sier mer enn «lager feil». Skriv for eksempel: «Artikkel A har 15 færre enn systemet viser. Lager undersøker retur fra jobb 1042 før fredag.» Ta med referanse, beløps- eller mengdevirkning, eier og status.
Skill tre utfall:
- Feilen er avklart og rettet. Bevar hva som ble korrigert.
- Fakta er kjent, vurdering gjenstår. Gi regnskapsføreren underlaget.
- Fakta er fortsatt usikkert. Vis påvirkning og hva som må undersøkes.
En uavklart post kan ikke få lavere prioritet bare fordi den er gammel. Samtidig bør små avvik ikke stanse hele rapporten uten at de faktisk påvirker beslutningsgrunnlaget vesentlig.
Finn senregistreringene uten å åpne alt på nytt
Avtal hvem som kan etterregistrere og hvordan endringen meldes. En sen leverandørfaktura kan forklare et kjent eksternt arbeid eller avdekke en ny kostnad. De to situasjonene må behandles forskjellig i rapportforklaringen.
Bevar forrige godkjente rapport og vis vesentlige endringer. Hvis et historisk resultat stadig skifter uten forklaring, mister ledelsen tilliten selv om nyeste versjon er riktig.
Gjør avslutningen kortere ved å rette kilden
Hvis samme type avvik gjentas, flytt kontrollen nærmere hendelsen. Feil pakningsstørrelse bør rettes i enhetsregisteret. Manglende servicebildeler bør løses i uttaket til arbeidsordren. Dårlig registrering blir ikke bedre av at økonomi manuelt rekonstruerer alt hver måned.
Hva skal ledelsen få etter avslutningen?
Vis resultat med forklaring, viktige åpne ordre, lagerbinding og forventet bankbehov. Ta med vesentlige usikkerheter og ansvar for tiltak. En stor rapportpakke er mindre nyttig enn noen få tall som kan spores og brukes.
Se varer under arbeid, likviditet og ledelsesrapporten. Ta kontakt hvis dere vil få denne overleveringen til å fungere med mindre manuell etterjakt.