På denne siden
Faktureringen bør begynne med en arbeidsliste over det som er levert eller godkjent, men ennå ikke fakturert. Hver linje trenger ordre, kunde, mengde eller beløp og dokumentet som gir grunnlag for kravet. Da finner dere både glemte fakturaer og uavklarte leveranser før de blir gamle.
Følg én del-leveranse helt gjennom
En ordre på 100 deler har stykkpris 1 500 kroner uten mva. Først leveres 60, deretter 40. Etter første levering og fakturering bør oversikten vise:
| Kontrollpunkt | Antall | Beløp uten mva. |
|---|---|---|
| Bestilt | 100 | 150 000 kr |
| Levert og fakturert | 60 | 90 000 kr |
| Levert, ikke fakturert | 0 | 0 kr |
| Ikke levert | 40 | 60 000 kr |
Etter andre levering, før neste faktura, flyttes de siste 40 til «levert, ikke fakturert». De 60 fra første faktura skal ikke på nytt bli åpne bare fordi hele ordren nå er ferdig. Avtalen avgjør om den aktuelle leveransen gir fakturagrunnlag.
Finn hvorfor klare leveranser ikke blir faktura
| Årsak | Konkret oppfølging |
|---|---|
| Mottaks- eller akseptdokument mangler | Kundeansvarlig innhenter riktig bekreftelse |
| Kundens referanse er ukjent | Kontroller bestilling og fakturakrav hos kunden |
| Tilleggsarbeid er ikke godkjent | Skill tillegget fra det opprinnelig avtalte |
| Leveransen finnes bare i et feltverktøy | Koble leveranse-ID til ordre og økonomigrunnlag |
| Feil pris eller enhet | Bekreft prisgrunnlaget før dokumentet sendes |
| Saken er omtvistet | Vis hva uenigheten gjelder og hvem som følger den opp |
Gi hver stoppet linje en eier og neste handling. Ikke la én uavklart ekstra kostnad holde hele leveransen tilbake dersom avtalen tillater at den klare delen faktureres separat.
Timer, deler og tillegg er forskjellige grunnlag
På medgått arbeid må timene være registrert på riktig jobb og godkjent etter avtalen. På fastpris er ressursregistrering viktig for etterkalkylen, men blir ikke automatisk egne fakturalinjer. Reise, frakt og spesialemballasje trenger også et kommersielt grunnlag.
Eksempel: Teknikeren har brukt ti timer på et fastprisoppdrag og tre på godkjent ekstraarbeid. De tre skal kunne kobles til tillegget. Hvis alle tretten automatisk sendes som timefaktura i tillegg til fastprisen, får kunden et dobbelt krav.
Se endringsordre og serviceavtale eller garanti ved slike oppdrag.
Avstem forskudd og tidligere dokumenter
Før sluttoppgjøret må tidligere fakturaer, betalinger og kreditnotaer være synlige. Ikke trekk fra samme forskudd både i ordresystemet og manuelt på sluttfakturaen. Bruk en felles oppgjørsreferanse og avklar dokumentasjonen med regnskapsføreren.
Ved retur skal fysisk vare, kommersiell avgjørelse og betaling følges som egne hendelser. En kreditnota gjør ikke automatisk den returnerte varen disponibel. Se retur og refusjon.
Kontroller overføringen mellom systemer
En del-leveranse trenger en stabil identitet. Hvis den samme hendelsen sendes på nytt etter et tidsavbrudd, må mottakeren kunne kjenne den igjen. Et manglende svar betyr ikke at fakturaen ikke ble opprettet.
Prøv en ordre med to del-leveranser, et tillegg og en retur i akseptansetesten. Kontroller både antall dokumenter og hvilke leveranser de gjelder.
Bruk listen til å få inn pengene tidligere
Gå jevnlig gjennom levert og godkjent grunnlag som ikke er fakturert. Vis beløp, årsak til stopp og alder. Etter utsendelse følger dere forfall og faktiske oppgjør i bankavstemmingen.
Tivon kan hjelpe med å rydde dette grunnlaget og etablere en overføring som gjør faktureringen mindre avhengig av manuelle e-poster og enkeltpersoners hukommelse.