På denne siden
En betongordre er ikke ferdig avstemt når bilen forlater verket. Produsert mengde, utsendt mengde, mengde mottatt hos kunden og fakturert mengde kan være forskjellige. Etterkalkylen må forklare forskjellen, ellers kan en tilsynelatende god pris per kubikkmeter skjule kostnaden ved retur og endringer.
Bruk ordren som bindeledd mellom lassene
Gi hvert lass en entydig referanse til kundeordre og leveringssted. Behold den opprinnelige leveringsseddelen når mengden korrigeres; legg korreksjonen ved med årsak, tidspunkt og hvem som har avklart den.
| Grunnlag | Hva økonomien trenger |
|---|---|
| Bestilling og endringer | Avtalt produkt, mengde, levering og prisgrunnlag |
| Produksjonsregistrering | Faktisk produsert mengde og ressursforbruk |
| Lass og leveringsseddel | Utsendt mengde og tilhørende ordre |
| Mottak og retur | Dokumentert mottatt mengde, retur og eventuelt avvik |
| Tilleggsgrunnlag | Avtalt transport, ventetid eller andre bestilte ytelser |
| Fakturahistorikk | Allerede fakturert mengde og avtalte korreksjoner |
En samlet dagsmengde kan vise at produksjonen stemmer, men ikke hvilken kunde som skal belastes. Omvendt dokumenterer en faktura ikke alene hva som faktisk ble produsert. Bruk begge retninger i avstemmingen.
Eksempel med retur fra siste lass
Eksempel: En ordre ender med 30 m³ produsert og utsendt. Leveringsgrunnlaget viser 28 m³ mottatt hos kunden og 2 m³ returnert. Det er ingen beholdningsendring eller annet mengdeavvik i eksemplet.
| Mengdebro | m³ |
|---|---|
| Produsert og utsendt | 30 |
| Mottatt hos kunden | 28 |
| Returnert til verket | 2 |
| Uforklart forskjell | 0 |
Dette er en fysisk avstemming, ikke en prisregel. Om kunden skal betale for 28 eller 30 m³, eller for en særskilt returhåndtering, følger av avtalen og det avklarte hendelsesforløpet. En registrert retur skal derfor ikke automatisk utløse en kreditnota.
Anta at partene i dette tilfellet har avtalt å fakturere de 28 mottatte kubikkmeterne til 1 800 kroner per m³, samt 4 000 kroner for avtalt transport. Beløpene er uten mva.
| Etterkalkyle | Kroner |
|---|---|
| Betong, 28 × 1 800 | 50 400 |
| Avtalt transportinntekt | 4 000 |
| Samlet ordreinntekt | 54 400 |
| Produksjonskostnad, 30 × 1 100 | 33 000 |
| Transportkostnad | 6 000 |
| Ekstra håndtering av retur | 1 000 |
| Bidrag før øvrige kostnader | 14 400 |
Produksjonskostnaden er 1 100 kroner per produsert m³, men omtrent 1 179 kroner per fakturert m³ når 33 000 kroner fordeles på 28. Transport og returhåndtering kommer i tillegg. Begge nøkkeltall kan være nyttige, men de svarer på ulike spørsmål. Ikke sammenlign dem som om nevneren var lik.
Skill avbestilling fra produsert retur
Hvis kunden reduserer bestillingen før neste lass blandes, er det ingen produsert retur på dette lasset. Registrer endret bestilling og eventuell avtalt kommersiell konsekvens uten å opprette et fiktivt materialtap.
Hvis betongen allerede er produsert, må den faktiske håndteringen og ressurskostnaden følge ordren. Returnert mengde er heller ikke automatisk en salgbar lagervare med samme verdi som før utsendelsen. Eventuell videre bruk og verdsetting trenger sitt eget dokumenterte grunnlag. Se returmateriale i produksjonen.
Ved uklart mottak bør det omstridte beløpet og årsaken være synlige. Bevar dokumentasjonen fra begge parter og avklar fakturagrunnlaget etter avtalen. Ikke endre produksjonsmengden for å få den til å ligne det kunden aksepterer å betale.
Ta ventetid og delleveranser med i oppgjøret
Registrer relevant start- og sluttid samt årsak dersom ventetid skal vurderes. En tidsregistrering viser medgått tid; en avtale viser om den gir rett til et tillegg. De to dokumentene erstatter ikke hverandre.
Før neste faktura kontrolleres tidligere delleveranser og fakturaer på samme ordre. Summer mottatt og returnert mengde for alle lass, og knytt eventuelle krediteringer til den opprinnelige leveransen. Dette hindrer at siste lass eller et korrigert leveringsbilag blir fakturert to ganger.
Bruk fakturagrunnlaget ved oppgjør og ordremarginen i etterkalkylen. Tivon kan hjelpe med rutiner som får leveringssedler, retur og regnskap til å beskrive samme ordre.