På denne siden
En kunde sender forventet behov for seks måneder, men bestiller bare de neste to ukene. Prognosen er nyttig for kapasitet og innkjøp, men det er avgjørende å vite hvilke mengder kunden faktisk har bestilt, og hvilke materialforpliktelser dere selv har tatt på dere.
Hold prognose og ordre adskilt
Bruk en status for forventet volum og en annen for kundens avrop eller ordre. Når et avrop kommer, skal det redusere den delen av prognosen det erstatter. Ellers kan systemet foreslå innkjøp for både prognosen og den nye ordren.
| Grunnlag | Antall i eksemplet | Bruk |
|---|---|---|
| Kundens månedsprognose | 1 000 | Planlegging før bestilling |
| Bekreftede avrop innenfor prognosen | 400 | Leveranseforpliktelse etter avtalen |
| Prognose som ennå ikke er avropt | 600 | Usikkert restbehov |
Behovet er her 1 000, ikke 1 400. Hvilke avrop som erstatter hvilke prognoseperioder må fremgå, særlig hvis kunden flytter levering mellom måneder.
Se kjøpsrisikoen før materialene bestilles
Anta to komponenter per produkt, 300 komponenter disponibelt på lager og 500 allerede bestilt. For et planvolum på 1 000 produkter blir bruttobehovet 2 000 og det beregnede restbehovet 1 200 komponenter. Men bare 400 produkter er bekreftet bestilt.
Hvis leverandøren krever kjøp i partier på 1 000, kan innkjøpsforslaget bli 2 000 nye komponenter. Det gir 800 flere enn planbehovet etter de oppgitte forutsetningene. Regn både antall, pris og tid til bruk før forslaget godkjennes.
Materialer med kort leveringstid kan kanskje kjøpes senere. Spesialtilpassede deler med lang ledetid krever en annen beslutning. Vurder kundens avtalte forpliktelse og egen mulighet for å endre eller kansellere innkjøpet, fremfor å behandle all prognose som sikkert salg.
Avtal hva som skjer når behovet endres
Se spesielt på:
- Hvor langt frem mengder og datoer er bindende etter avtalen.
- Om kundens godkjenning dekker bestemte materialkjøp.
- Hvem som bærer kostnaden ved utgått revisjon eller redusert volum.
- Hvordan pris og levering håndteres hvis avropet øker raskt.
- Hvordan endringen bekreftes hos både kunde og leverandør.
Dette bør være konkrete avtalevilkår. Et felt som heter «fast prognose» er ikke i seg selv kundens aksept av materialansvar.
Når prognosen faller
Kunden reduserer restbehovet fra 600 til 200 produkter. Start med åpne innkjøp og allerede bundet materiale. Undersøk hva som kan stoppes, flyttes eller brukes på andre ordre. Ikke produser ferdig bare for å få råvarene ut av lagerlisten; da kan mer arbeid bindes i en vare uten kjøper.
Oppdater likviditetsplanen og gi restmaterialet en dokumentert plan. Et håp om fremtidig bruk er ikke det samme som en konkret ordre. Se vurdering av lagerets nytte.
Gjør gjennomgangen til en felles beslutning
Salg bekrefter kundens siste grunnlag. Planlegging viser kapasitet og materialbehov. Innkjøp viser bindende leverandørbestillinger. Økonomi viser kontantvirkningen. Bevar forrige versjon slik at det er mulig å forklare hvorfor et stort innkjøp ble gjort.
Bruk innkjøpsplanen som operativ oversikt. Tivon kan hjelpe med å rydde prognose-, ordre- og lagerdata når de i dag må sammenstilles manuelt.