På denne siden
En godkjent time og en levert tjeneste er ulike grunnlag
Noen leverandører fakturerer timer, andre en fast leveranse. Bestillingen må vise prisform, omfang og hva som krever særskilt godkjenning. Prosjektleder bør kunne attestere faktisk arbeid uten å godkjenne nye kommersielle vilkår ved et uhell.
Et serviceprosjekt bestiller 80 timer med avtalt sats. Leverandøren sender 92 timer, reise og et hastegebyr. Kontrollen må skille dokumentert ekstraarbeid fra tillegg som ikke var avtalt. Et riktig timeantall gjør ikke alle fakturalinjene riktige.
Knytt grunnlaget til oppdraget
- Bruk jobb- eller arbeidspakkenummer på bestilling og timeliste.
- Kontroller periode og person eller ressurs der det er relevant.
- Skill ordinært arbeid, godkjent tillegg og omtvistet grunnlag.
- Registrer utført arbeid som ennå ikke er fakturert i den interne prognosen.
Avslutt forpliktelsen tydelig
Når leverandøren er ferdig, kontrolleres restbestillingen og forventede sluttfakturaer. En gammel ordre med høyt restbeløp kan gi en for høy sluttprognose. En leveranse som ikke er registrert kan gi det motsatte.
Ved en uenighet bør prosjektets rapport vise både kjent kostnad og hva som fortsatt er uavklart. Unngå å bruke en mulig leverandørkreditering som sikker besparelse før saken har grunnlag.
Bruk sluttprognosen når ressursene skal inn i prosjektets forventede kostnad. Under en industristans trenger dette en kort oppdateringsrytme.
Ved kjøp av bearbeiding må også materialene følges. Eksterne operasjoner gjelder utsendelse og retur av deler. Ved ekstern konfeksjon må meter og størrelsesfordelte plagg forklares hver for seg.