På denne siden
Et regnskapsførerbytte fungerer best når dere blir enige om hvem som avslutter hva, hvilken dato som gjelder og hvilke åpne saker som følger med. Produksjonsbedrifter bør ta med lager, arbeid under utførelse og eksterne operasjoner i overleveringen, i tillegg til de vanlige regnskaps- og lønnsoppgavene.
Velg et skjæringspunkt dere kan kontrollere
Begynn med oppsigelsesvilkårene og oppgavene hos dagens regnskapsfører. Avtal deretter siste periode, første periode hos ny regnskapsfører og ansvar for årsoppgjør eller korrigeringer som kommer senere. Et bytte av regnskapsfører trenger ikke skje samtidig med et systembytte.
Hvis nytt system også skal inn, er det to endringer som må testes. Da er en egen migreringsplan nyttig. Det kan være enklere å få kontroll på arbeidsdelingen før verktøyene endres.
Dette bør overleveringen inneholde
| Område | Konkret underlag | Hvem bekrefter fakta? |
|---|---|---|
| Regnskap | Avstemminger, saldi, bilag og uavklarte poster | Avtroppende ansvarlig og virksomheten |
| Lønn | Gjeldende avtaler, hittil registrert grunnlag og åpne korreksjoner | Lønnsansvarlig |
| Lager | Sist godkjente mengder, verdiunderlag og vurderinger | Lager og økonomi |
| Åpne ordre | Stadium, materialer, timer og restarbeid | Produksjonsleder |
| Kundeposter | Forskudd, delbetaling, tilbakehold og kreditnotaer | Kundeansvarlig og økonomi |
| Leverandører | Mottak uten faktura og uavklart eksternt arbeid | Innkjøp eller prosjektleder |
| Anlegg | Register, kjøp, salg og vesentlige endringer | Utstyrsansvarlig og økonomi |
Avklar hvilke filformater og dokumenttilganger den nye ansvarlige trenger. En PDF av en saldooversikt er ikke alltid tilstrekkelig for å arbeide videre med underlaget.
Eksempel: bytte mens produksjonen går videre
Ved skjæringsdatoen ligger 60 emner hos en underleverandør. Fakturaen er ikke mottatt. Produksjonsordren er fortsatt åpen, og 20 andre emner er levert til kunden.
Overleveringen bør vise utsendt mengde, eier, jobbnummer, utført arbeid, forventet leverandørgrunnlag og de allerede leverte enhetene. Den nye regnskapsføreren kan da se hva som er en kjent forpliktelse og hva som fortsatt trenger vurdering. Hvis bare en totalsaldo overføres, må hele historien undersøkes på nytt neste måned.
Lag en liste over det som ikke er ferdig
Hver åpen sak trenger en referanse, ansvarlig og neste handling. Skill en manglende faktura fra en omtvistet pris og fra en feilregistrering. Det skal være tydelig om tidligere eller ny leverandør gjør rettingen, og hvordan virksomheten bekrefter utfallet.
Unngå at begge parter kjører samme oppgave fordi den var inkludert i to ulike planer. Lønn, betaling, rapportering og sluttføring bør ha én avtalt utfører for den aktuelle perioden.
Tilganger må være klare før den gamle hjelpen avsluttes
Gi navngitte brukere de nødvendige rettighetene. Overfør relevante kontaktpunkter, varsler og dokumenttilgang. Bevar lesbar historikk etter avklart oppbevaringsbehov. Fjern gammel leverandørtilgang når oppgaven er avsluttet, uten å miste nødvendig dokumentasjon.
En person som bare skal bekrefte lagerstatus trenger ikke full tilgang til lønnsopplysninger. Se tilgang etter arbeidsoppgave.
Bruk første avslutning som kontroll på byttet
La produksjon, økonomi og ny regnskapsfører gå gjennom første periode sammen. Kontroller lager, åpne ordre, bank og de gamle uavklarte sakene. Sammenlign med det godkjente åpningsgrunnlaget og noter hva som må endres i rutinen.
Da blir overleveringen ferdig i praksis, ikke bare på en sjekkliste. Bruk månedsavslutningen og ansvarsfordelingen som arbeidsgrunnlag.
Vil dere sette bort regnskapet og få en ryddig overlevering? Kontakt Tivon.