Kom i gang med regnskap og produksjonsøkonomi
Start første produksjonsordre, bytt regnskapsfører eller få kontroll før systembytte. Velg en oppstartsplan som tar vare på lager, åpne ordre og lønn.
Oppstart kan bety en ny produksjonsbedrift, en ny regnskapsfører eller et nytt system i en fabrikk som allerede leverer hver dag. Velg først hvilken endring dere skal gjennomføre. Da blir det lettere å bevare det som fungerer og få riktig grunnlag for det nye.
Skal dere levere de første kundeordrene?
Begynn med én representativ ordre. Dere bør kunne følge kundens bestilling til materialkjøp, utført arbeid, levering og faktura. Ta med en normal endring, for eksempel et delmottak eller en dellevering, før flere ordre legges inn.
Den første produksjonsordren viser hvilke registre og hendelser som må være på plass. Bruk også ordregrunnlaget og minsteordre når de første jobbene prises.
Vil dere sette bort regnskapet eller bytte regnskapsfører?
Et bytte trenger en avtalt dato, en oversikt over åpne saker og en tydelig fordeling av siste og første periode. Ta med produksjonsgrunnlaget: varer hos leverandør, halvferdige jobber, forskudd og leveranser som ennå ikke er fakturert.
Bytte av regnskapsfører gir en konkret overleveringsliste. Se regnskapsarbeidet dere kan sette bort når dere vurderer hva dere ønsker hjelp til. Et regnskapsførerbytte kan gjennomføres uten at produksjonsverktøyene skiftes samtidig.
Skal data inn i et nytt system?
Velg én skjæringsdato og bekreft hvilke bevegelser som er med i uttrekket. Lager fra én dag og ordre fra en annen må avstemmes før de brukes sammen. Skill gamle dokumenter som skal kunne leses, fra åpne data som skal skape nye hendelser.
Åpningsdata gir kontrollgrunnlaget. Migreringsplanen beskriver gjennomføringen, og systemguiden hjelper dersom valg av løsning fortsatt står åpent.
Fordel oppgavene før første avslutning
Innkjøp vet hva som var avtalt, lager vet hva som kom, og produksjonen vet hva som gjenstår. Økonomien trenger disse opplysningene for å forklare regnskapet. Gi hver overlevering en ansvarlig, en frist og en stedfortreder.
Bruk ansvarsfordelingen og velg ett kjent avvik å gå gjennom sammen. En manglende leverandørfaktura eller feil mengdeenhet viser raskt om oppgaven faktisk finner frem til den som kan løse den.
Gjør første måned til en felles kontroll
Avstem startgrunnlaget mot mottak, forbruk, levering og rest. Følg åpne saker fra overleveringen helt til de er løst. Først da ser dere om rutinen fungerer i den daglige produksjonen.
Månedsavslutningen gir en arbeidsliste. Produksjonsmåneden viser sammenhengen i et eksempel. Når dette fungerer, kan dere utvide til flere produktfamilier og mer automatisering med samme kontroller som grunnlag.