På denne siden
Velg system ved å følge en ekte ordre fra bestilling til rapport. Da ser dere hvilke oppgaver regnskapet må løse, hvor produksjonsstyringen trenger egne data og hvilke overføringer som må fungere. En liste med funksjonsnavn er et svakt kjøpsgrunnlag hvis ingen har prøvd sammenhengen.
Begynn med problemet som koster mest arbeid
Skriv ned hvor ansatte registrerer samme hendelse flere ganger, hvor feil må rettes og hvilke beslutninger tallene ikke støtter. Et ønske om «bedre lager» kan bety manglende lokasjoner, feil enheter, kundeeide varer eller ingen kontroll på delmottak. Disse trenger forskjellige løsninger.
Velg ett representativt arbeidsløp som første prøve. Ta med et normalt avvik. Den perfekte standardordren avslører sjelden om løsningen passer arbeidshverdagen.
| Produksjonsform | Prøve som viser et viktig behov |
|---|---|
| Mat eller prosess | To råvarepartier går inn i én batch, med svinn og sperret ferdigvare |
| Maskinmontasje | En ordre endrer stykklistversjon for bare to av ti enheter |
| Metallbearbeiding | Kundeeide emner sendes til en ekstern operasjon og returneres delvis |
| Industriservice | Deler flyttes til servicebil, brukes på to jobber og returneres ubrukt |
Skill regnskap, lager og produksjonsstyring
Regnskapet trenger økonomiske dokumenter, avstemming og rapportering. Produksjonen trenger blant annet produktgrunnlag, uttak, operasjoner og status. Lageret trenger eierskap, enhet, lokasjon og disponibel mengde. Ett program kan dekke flere oppgaver, eller dere kan bruke flere verktøy med tydelige koblinger.
Det viktige er å bestemme hvor hver opplysning eies. Hvis artikkelens enhet kan endres fritt i tre systemer, er det ikke tilstrekkelig at alle tre har et artikkelregister. Se masterdata og dataeierskap.
Prøven bør vise hvilke oppgaver regnskapsprogrammet løser, hvilke produksjonssystemet løser og hvordan opplysningene overføres. Noter manuelle trinn og hvem som kontrollerer dem.
Gjør kravene testbare
Bruk formen: «Når dette skjer, skal disse resultatene finnes, og denne rollen skal kunne kontrollere dem.» For eksempel:
Når 12 av 20 enheter leveres, skal lageret reduseres med 12, fakturagrunnlaget vise 12 og de resterende 8 fortsatt kunne følges på ordren. En gjentatt sending av samme leveranse skal ikke gi et nytt uttak eller en ny faktura.
Dette gir et konkret bevis leverandøren kan vise. «Støtter del-levering» gir langt mindre informasjon.
| Kravfelt | Hva dere skriver |
|---|---|
| Prioritet | Må fungere nå, kan vente eller kan løses med avtalt rutine |
| Startdata | Mengde, versjon, status og brukere |
| Handling | Hva brukeren eller integrasjonen gjør |
| Forventet resultat | Riktig lager, restordre, dokumenter og rapport |
| Leveransemåte | Standard, oppsett, tillegg, tredjepart eller utvikling |
| Ansvar | Hvem setter opp, tester og følger opp senere |
Prøv feil og endringer før avtalen låses
Be leverandøren vise delmottak, retur, korreksjon og en feil midt i en overføring. Hva skjer hvis mottakeren behandler meldingen, men avsenderen ikke får bekreftelsen? Kan dere finne hendelsen og gjenoppta uten dobbelt effekt?
La også en vanlig bruker prøve sine oppgaver. Administratoren som demonstrerer alt, viser ikke om arbeidsdelingen fungerer. Spør hvem som kan endre økonomioppsett, godkjenne timer og frigjøre sperret vare.
Sammenlign tilbud på samme grunnlag
Ta med lisens, oppsett, datarydding, migrering, integrasjon, egen arbeidstid og oppfølging. Noter særskilt det som bare er et estimat. Hvis ett tilbud forutsetter daglig manuell avstemming, må den oppgaven ha både tid og eier i sammenligningen.
Se hele systemkostnaden og leverandørprøven. Test også et uttrekk før dere bestemmer dere; data dere kan laste inn, må også kunne tas med videre.
Godkjenn et arbeidsløp før dere utvider
Start med arbeidsløpet som sparer mest dobbeltregistrering og gir et resultat dere kan kontrollere. Avtal målbare resultater, en ansvarlig på hver side og hvilke feil som stopper oppstart. Utvid først når registrering og avstemming fungerer i vanlig drift.
Akseptansetesten gjør kravlisten til et godkjenningsgrunnlag. Kontakt Tivon hvis dere trenger hjelp med å skrive kravene, prøve løsningene eller gjennomføre overføringen.