På denne siden
Et oppdrag uten kundefaktura bruker fortsatt timer, deler og kapasitet. Registrer derfor arbeidsordre også for garanti og inkludert service. Ressurskostnaden viser hva avtalen koster; den kommersielle statusen viser hvem som skal betale.
Begynn med avtalen og den konkrete hendelsen
En kunde har en serviceavtale med to planlagte besøk. Et tredje besøk gjelder en ny feil. Først registreres hva som ble gjort og på hvilket objekt. Deretter vurderes om hendelsen er inkludert, garanti, goodwill eller et ordinært tillegg ut fra avtalen og saken.
| Status | Grunnlag som skal finnes |
|---|---|
| Inkludert i avtalen | Hvilken ytelse og hvilken avtaleperiode? |
| Garanti | Hva er feilen, grunnlaget og beslutningen? |
| Goodwill | Hvem godkjente kostnaden og hvorfor? |
| Fakturerbart tillegg | Kundens bestilling og prisgrunnlag |
| Mulig leverandørkrav | Dokumentert sak og avklart oppgjørsstatus |
Unngå å la teknikeren avgjøre hele betalingsspørsmålet gjennom valg av en tidskode. Teknikeren trenger en enkel måte å beskrive funnet, utført arbeid og brukte deler. Den kommersielle avgjørelsen må eies av riktig ansvarlig.
Regn på avtalen over hele perioden
Et forenklet eksempel har årlig avtaleinntekt på 120 000 kroner. De to planlagte besøkene bruker samlet 30 timer. Intern direkte timekostnad er 600 kroner, og planlagte deler koster 12 000. Det gir 30 000 i direkte ressurskostnad for disse besøkene.
| Ressursgrunnlag | Kostnad |
|---|---|
| To planlagte besøk: 30 timer × 600 | 18 000 kr |
| Deler til planlagte besøk | 12 000 kr |
| Fire ekstra besøk: 40 timer × 600 | 24 000 kr |
| Ekstra deler | 18 000 kr |
| Samlet direkte kostnad | 72 000 kr |
| Igjen av avtaleinntekten før øvrige kostnader | 48 000 kr |
Uten ekstrabesøkene ville den samme interne beregningen vist 90 000 igjen. Forskjellen på 42 000 er viktig før fornyelse. Beløpene er uten mva.
Skill prognose fra faktisk kostnad
En stille måned er ikke nødvendigvis en lønnsom avtaleperiode hvis flere planlagte besøk gjenstår. Vis påløpte ressurser og forventet gjenstående hver for seg. Når besøket gjennomføres, flyttes anslaget til faktiske timer og deler, uten dobbeltelling.
Hvis en ekstra hendelse kan faktureres kunden, må den få et godkjent grunnlag. Ikke legg forventet tilleggsinntekt inn som sikker bare fordi ressursene er brukt. Se fakturagrunnlaget.
Følg en mulig leverandørrefusjon som en egen sak
Produsentens mulige ansvar er ikke en innbetaling. Bevar objekt, serienummer, deler, funn og dokumentasjon som trengs i kravet. Følg saken gjennom godkjenning, kreditering og oppgjør. Ikke trekk et antatt krav fra kostnaden uten at statusen kan forklares.
En returnert del kan også ha en egen logistikkflyt. Den skal ikke automatisk legges tilbake som salgbar vare. Bruk retur og kreditnota for kontroll på de ulike hendelsene.
Hva bør endres ved fornyelse?
Se hvilke objekter som driver ressursbruken. Er det ett problematisk anlegg, uklart inkludert omfang eller mange små utrykninger? Vurder avtaleinnhold, planlagte tiltak, bestillingsrutine og prisgrunnlag ut fra funnet. Et generelt påslag alene løser ikke en dårlig arbeidsflyt.
Koble hver jobb til serviceobjektet og la reservedeler fra bilen inngå. Ta kontakt hvis avtaleøkonomien i dag må rekonstrueres manuelt.