Ordrekostnad og retur av bytteaggregat

Ved et bytteaggregat får kunden en annen enhet og leverer den gamle tilbake etter avtalte vilkår. For et mekanisk aggregat, for eksempel en pumpe, kan leveransen derfor omfatte to forskjellige serienumre, en returfrist og en kreditt som først kan avklares etter mottak og kontroll.

Kundeoppgjøret og den fysiske returen må følges hver for seg. At kunden har sendt en pakke, betyr ikke at riktig kjerne er mottatt eller at vilkårene for kreditt er oppfylt.

Gi begge enhetene sin egen identitet

Koble bytteavtalen til både enheten som leveres og enheten som ventes tilbake. Bruk serviceobjektets identitet i stedet for å la produktnavnet være eneste kobling.

Kunden kan beholde den gamle enheten en periode. Da skal oversikten vise at den mangler, uten å registrere et oppdiktet mottak. Hvis pakken inneholder en annen enhet, registreres faktisk serienummer og avviket avklares før oppgjøret ferdigstilles.

Regn på oppgjøret etter avtalt returkreditt

Eksempel: Prisen for et levert bytteaggregat er 20 000 kroner. Avtalen gir 4 000 kroner i kreditt dersom den gamle enheten mottas og godkjennes etter de avtalte vilkårene. Beløpene er uten mva.

Uten å ta hensyn til kreditt og kontroll kunne ordren sett ut til å gi 6 000 kroner i bidrag: 20 000 minus 12 000 og 2 000. Etter det faktiske oppgjøret er bidraget 1 000 kroner. Returkreditten reduserer inntekten i denne etterkalkylen; den er ikke en ekstra verkstedtime eller en fiktiv reservedelskostnad.

Gjenbruksverdien av den returnerte kjernen er ikke tatt med i tabellen. Legg den dokumenterte verdien og kostnaden ved å sette kjernen i stand ved siden av kundeoppgjøret når hele bytteordningen vurderes.

Bruk bedriftens avtalte dokumentasjon og regnskapsrutine for selve fakturaen og eventuell kreditering. Avstem sluttbeløpet mot fakturahistorikken, slik at kreditten ikke både trekkes fra ved første oppgjør og gis en gang til ved mottak.

Ikke la forventet retur bli sikker inntekt eller ferdig lager

Før kontrollen er gjennomført, er kreditten uavklart. En oversikt over åpne kjerner bør vise beløp som kan påvirke kundeoppgjøret, frist, ansvarlig og neste handling. Den skal ikke skjule usikkerheten i en status som bare heter «ferdig».

En mottatt kjerne kan også trenge betydelig arbeid før den kan inngå i et senere bytte. Lag en egen intern reparasjonsordre dersom den skal settes i stand. Registrer deler, timer og eksternt arbeid der, og hold denne ordren adskilt fra oppgjøret til kunden som returnerte den.

Verdien av kjernen og tidspunktet den eventuelt inngår i eget lager må ha et begrunnet grunnlag i bedriftens regnskapsrutiner. Ikke sett lagerverdien lik returkreditten bare fordi beløpet er lett tilgjengelig. Unngå også at arbeid på kjernen både belastes den avsluttede kundeordren og inngår en gang til i kostnaden for et nytt bytteaggregat.

Avklar avvik før saken lukkes

Hvis kjernen uteblir, følges fristen og avtalt oppgjør opp. Hvis den avvises, lagres begrunnelsen og den videre avtalen med kunden, inkludert hva som skal skje med enheten. Et avslag er ikke en anledning til å finne på en ny standardavgift som ikke var avtalt.

Hvis den leverte enheten senere kommer tilbake med en feil, opprettes en egen reklamasjons- eller garantioppfølging med referanse til leveransen. Ikke bruk den gamle kjernens retursak til å dekke en ny kostnad. Se kostnader ved garanti og serviceavtale.

Ordren kan avsluttes når begge enhetenes status, endelig kundeoppgjør og direkte kostnader er forklart. Tivon kan hjelpe med ordremargin og etterkalkyle og en rutine for åpne returer som verksted og regnskap kan bruke sammen.