På denne siden
En stor leverandørpakke kan inneholde utstyr, dokumentasjon, oppstart og prøver fordelt over flere måneder. Prosjektet trenger derfor mer enn ett restbeløp. Knytt leverandørens omfang, faktiske leveranser og gjenstående forpliktelser til riktig arbeidspakke.
Del pakken etter det som kan følges
Et byggprosjekt kjøper en utstyrspakke for 500 000 kroner. Den omfatter hovedutstyr for 350 000, tilbehør for 100 000 og oppstart med dokumentasjon for 50 000. Fordelingen er avtalt eller dokumentert for den interne oppfølgingen.
| Del | Status i eksemplet | Hva som gjenstår |
|---|---|---|
| Hovedutstyr | Mottatt, venter på intern kontroll | Godkjenning og registrering på prosjektet |
| Tilbehør | Halvparten mottatt | Bekreftet restleveranse |
| Oppstart og dokumentasjon | Ikke utført | Tidspunkt, bemanning og ferdig grunnlag |
En faktura på 400 000 kroner betyr ikke at fire femdeler av hele pakken er ferdig. Faktureringen kan følge en annen betalingsplan. Regnskapsføreren trenger avtalen og leveransestatusen for å vurdere behandlingen.
Hold betaling og kostnadsprognose adskilt
Anta at leverandøren har fått 100 000 i forskudd. Det reduserer fremtidig kontantbetaling etter det konkrete oppgjøret, men skal ikke uten videre trekkes fra forventet totalkostnad på 500 000. Ellers ser pakken billigere ut fordi en del allerede er betalt.
På samme måte kan et mottatt hovedutstyr fortsatt mangle en faktura. Ressursgrunnlaget for prosjektet må kunne fange kjent mottak uten at en senere faktura telles på nytt som en helt ny leveranse.
Se forskudd og sluttoppgjør og sluttprognosen.
Følg endringene som egne beslutninger
Et nytt tilbehør, endret grensesnitt eller ekstra prøve kan gi ny pris og levering. Bruk en endringsreferanse som viser hvilken del av pakken som berøres. Knytt godkjenning og oppdatert leveringsplan til samme referanse.
Ikke la hele pakken stå med en gammel dato dersom bare hovedutstyret er i rute. Sluttmontasje kan bli stoppet av en liten manglende komponent eller et dokument som må være godkjent før videre arbeid.
Gjør kontrollen konkret før sluttbetaling
- Sammenhold leverte deler med bestillingen og godkjente endringer.
- Bekreft hvilken dokumentasjon som er mottatt og akseptert.
- Finn oppstart, test eller annet arbeid som fortsatt er uferdig.
- Avstem tidligere fakturaer, forskudd og eventuelle kreditnotaer.
- Vis omtvistede punkter og hvem som løser dem.
Teknisk aksept gjøres av prosjektets kvalifiserte ansvarlige. Den økonomiske oppfølgingen skal vise resultatet av aksepten og hva det betyr for faktura og restarbeid.
Bruk samme identitet på tvers av prosjektet
Byggnummer, arbeidspakke og leverandørordre bør kunne kobles til faktura og varemottak. Hvis en faktura må fordeles på flere bygg, bevar grunnlaget for fordelingen. Én generell tekstlinje med leverandørnavnet gjør ikke kostnaden etterprøvbar.
Arbeidspakker på byggnummer og månedsavslutningen gir resten av sammenhengen. Tivon kan hjelpe med et prosjektgrunnlag som samler disse referansene.