På denne siden
Start med hva som fysisk er under utførelse, ikke med et prosentfelt i systemet. En god oversikt over varer under arbeid viser hvilke enheter som er startet, hva som er ferdig, hvilke ressurser som er brukt og hva som fortsatt er uavklart. Da kan produksjon og regnskap bruke samme grunnlag ved periodeslutt.
Del ordren i de stadiene som faktisk finnes
En ordre på 100 enheter har 40 levert, 35 i montasje og 25 ikke startet. Materialer er tatt ut for 80. Det betyr ikke at 80 er produsert. Fem materialsett kan ligge klare til senere arbeid, eller differansen kan skyldes en feilregistrering. Finn forklaringen fremfor å omregne uttaket til en ferdigprosent.
| Status ved månedsslutt | Antall | Hva dere kontrollerer |
|---|---|---|
| Levert | 40 | Lageruttak og leveransereferanse |
| I montasje | 35 | Fysisk stadium og ressurser |
| Ikke startet | 25 | At materialer og arbeid ikke feilaktig er ferdigmeldt |
| Materialuttak utover startet mengde | Må forklares | Klargjort materiale, retur eller feil kobling |
En ordre som er ferdig, men ikke administrativt avsluttet, må skilles fra faktisk uferdig produksjon. Ellers kan den bli stående på arbeidslisten måned etter måned.
Lag et ressursgrunnlag per åpen ordre
Bruk materialuttak minus dokumenterte returer, registrert direkte arbeid og eksterne tjenester som er utført. Bevar hvilke mengder og priser beløpet bygger på. Fakturaen er ikke alltid kommet selv om underleverandøren har utført jobben.
Et internt eksempel på 35 enheter i montasje kan ha 42 000 kroner i materialer, 18 000 i registrert arbeid og 8 000 i utført ekstern bearbeiding. Summen er 68 000 i registrert ressursgrunnlag etter denne definisjonen. De leverte 40 og materialer som bare er klargjort til senere arbeid må kunne avgrenses separat.
Legg materialer, timer og eksternt arbeid ved listen over åpne ordre, med prisgrunnlag og forklaring på avvik. Det gir regnskapsføreren underlaget for periodens kostnads- og verdivurdering.
Hold gjenstående kostnad utenfor påløpt
Forventet sluttkostnad svarer på hva ordren vil koste når den er ferdig. Varer-under-arbeid-grunnlaget beskriver status og ressursbruk nå. Hvis ytterligere 20 000 kroner forventes i montasje, hører det hjemme i sluttprognosen, uten at det samtidig gjøres til utført arbeid.
Skill også kundens forskudd fra produksjonsstatusen. En kunde kan ha betalt halvparten av kontrakten mens produksjonen knapt er startet. Betalingsplanen er en egen oversikt.
Slik gjennomfører dere månedskontrollen
- Hent listen over åpne ordre med samme skjæringstidspunkt som øvrig periodegrunnlag.
- La produksjonsansvarlig bekrefte stadium, mengde og eventuelle sperrer.
- Avstem materialer og timer mot riktige ordre og enheter.
- Finn eksternt arbeid, returer og korreksjoner som mangler.
- Skill avslutningsfeil fra reelt uferdig arbeid.
- Lever en godkjent liste med åpne vurderinger til økonomi.
En differanse skal ha årsak og ansvarlig. «Systemet sier det» er ikke en forklaring på hvorfor 80 materialsett er tatt ut når bare 75 enheter er startet eller levert.
Feil som er verdt å lete etter
Materialer hos en ekstern operatør kan ha blitt flyttet ut av lageroversikten uten å være forbrukt. Kundeeid materiale kan ha blitt blandet med eget. En feil ferdigmelding kan ha gjort hele ordren ferdig når bare én operasjon er avsluttet. Hver feil krever en annen korreksjon.
Se eksterne operasjoner og kundematerialer ved slike avvik. Bruk månedsavslutningen til å gjøre kontrollen til en fast rutine.